Fare spazio e dire no. Anche nella pianificazione.

Eliminare, togliere e scegliere sono le parole guida una pianificazione efficace.

 

Quest’anno la pianificazione per l’anno nuovo non è stata proprio quello che si dice una passeggiata, e solo oggi, dopo più di una settimana di prove e lavoro, mi godo questa sensazione di leggerezza e sicurezza che ne deriva.

C’è stato un momento, a novembre, in cui mi sono presa il tempo per analizzare i primi dieci mesi dell’anno appena finito e per raccogliere le idee su quello che volevo per l’anno nuovo, ma ho capito che, se è imprescindibile avere ben chiaro quali risultati hai raggiunto e come finirà l’anno, è comunque troppo presto pianificare un nuovo anno.

Così ho capito che se il mondo si divide tra chi fa iniziare l’anno a settembre e chi a gennaio, io mi inserisco senza dubbio nel secondo gruppo, se si parla di vita privata. Settembre è utile per sfruttare l’energia accumulata con il sole di agosto (sempre che tu non ami passare le vacanze in Scozia) e quella del profumo proustiano di pennaiolo nuovo. 

L’unica cosa che raccomando di fare a settembre è di raccogliere i dati e le informazioni che ti servono per pianificare a dicembre. E l’iscrizione ai corsi annuali (che bello, ricomincia danza!), perché ci si sente sempre un po’ sfigati ad iniziare a gennaio con  i compagni di corso ad anni luce da te.

Dire no e fare spazio

L’anno passato è stato stancante. E pure un po’ stressante. Mi lascia insegnamenti importanti ma mi ha anche privata di molta energia. Una delle lezioni più grandi che segno nel mio taccuino è che anche nel pianificare è importante dire no. E fare spazio. Di fatto, nonostante abbia cominciato ad appassionarmi di pianificazione (e a scoprire tutte le magie che nascono quando incanaliamo le energie nella giusta direzione) con la prima lezione di Master, qualche anno fa, e da allora non abbia mai smesso, questo è il primo anno in cui il mio planning per l’anno nuovo contempla seriamente parole come togliere, eliminare, scegliere.

 

Togliere impegni che non sono prioritari, eliminare progetti che potrò fare più avanti, scegliere l’essenziale.

 

Ho fatto spazio quindi, fisico e mentale, per le cose a cui tengo di più e per quelle che so mi renderanno più appagata, ma non posso dire che non mi sia costato fatica. E sudore. Io, entusiasta ed energica, che mi obbligo a togliere e decidere consapevolmente di non mettere a calendario quello che mi sembra una figata pazzesca?

Invece sì, oggi il mio 2018 è ricco di obiettivi ambiziosi, ma comincia facendo spazio, che poi vuol dire in realtà tempo, per le pause in cui ricaricarsi, per i viaggi e le vacanze, le ore necessarie a stare bene e a riposare.

Sì, le pause, le vacanze e le giornate di riposo sono le prime cose che ho segnato nel mio calendario, con il colore giallo sole dei nuovi evidenziatori Pastel. Barre in diagonale che mi impediranno di sovraffollate le mie settimane e di far sembrare infinite le giornate. Finito il tempo del “mi serve un’ora in più” comincia quello di usare bene le cose che hai.

 

Excel, i calendari mensili la moleskine nera di sempre.

Per il mio planning ho cominciato usando un calendario annuale. È in excel, ogni mese ha un colore diverso ed è personalizzabile, quindi ho scelto io font e dimensioni delle singole celle. Ne ho una copia stampata in formato 50×70, mi permette di vedere tutto l’anno con un colpo d’occhio.

Subito dopo ho stampato i calendari mensili di Calendario del Mac, ognuno in una pagina diversa. Sono puliti e neutri, in questo modo uso forme e colori a mia scelta. Il codice colore quest’anno è studiatissimo e c’è una perfetta concordanza tra i calendari cartacei e quelli on line, quindi lo stesso contenuto è facilmente identificabile in agenda come su telefono e computer (se ti stai chiedendo se scrivere tutto su carta e poi riportare su calendario digitale o viceversa, la risposta nel mio caso è sì, sempre e comunque).

Ogni mese per esempio, ha le sue caselle in giallo per bloccare i miei giorni di riposo -d’ora in poi sacri-, mentre gli altri colori servono per segnalare le giornate da dedicare ai clienti, gli impegni ricorrenti, le vacanze e i viaggi, le date importanti, i momenti da dedicare alla salute e alla cura di me (azzurro). Oltre a eventi e obiettivi di lavoro da raggiungere.

Il mio planning mensile è appeso al muro, ma ho riportato tutto anche nella  Moleskine che porto sempre con me. Ci sono in giro planner e agende per ogni gusto, ma io sono molto legata agli strumenti che per me funzionano.

La Moleskine Pro che uso è neutra, abbastanza anonima da poter diventare ogni anno unica, discreta e funzionale. Ci sono sia i mesi (che uso per la pianificazione) che le settimane, queste ultime rigorosamente sviluppate in verticale, che per me, che voglio tenere sotto controllo 7 giorni su 7 scadenze e appuntamenti, è fondamentale. Da quest’anno hanno inserito anche una pagina a settimana per le to-do list e i task settimanali, quindi c’è davvero tutto quello che amo e di cui ho bisogno. L’essenziale ;-).

E tu, hai già pianificato il tuo anno? Se non hai ancora uno strumento per pianificare il tuo tempo e pensi di non essere abbastanza bravo a gestire il tuo tempo, qui sotto trovi il percorso che fa per te.

 

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