Il metodo svuota testa per gestire troppe cose da fare

Per scegliere più facilmente cosa è essenziale ed eliminare cosa non lo è c’è il metodo delle to do list per argomento.

Ti aiuta a fare ordine e a scegliere cosa affrontare e gestire meglio il tuo tempo.

Con una sola grande regola. Niente va in agenda se non passa prima per le liste.

Hai presente quei periodi in cui ti si accumulano troppe cose da fare e ti senti sopraffatto perché non sai da che parte cominciare a gestirle? O quei momenti in cui non riesci a stare dietro a tutto e ti dimentichi regolarmente qualcosa, provando sempre quella fastidiosa sensazione di non poterti mai fermare a prendere fiato?

All’AperiCoaching di febbraio abbiamo parlato del secondo principio della produttività di Leo Babauta (se ti sei perso il primo e importantissimo lo trovi qui), ovvero scegliere l’essenziale, il passo propedeutico per poi eliminare tutto quello che non lo è (e semplificarti finalmente la vita).

La prima scoperta che abbiamo fatto? Gli entusiasti, i multipassionali, chi lavora in proprio, gli insoddisfatti cronici e le tante donne con sindrome della brava ragazza, sono fra i primi ad avere un grosso scoglio da superare. Fanno fatica a scegliere, perché hanno troppe cose da fare.

Se anche per te è così, se hai tanti progetti, tanti clienti, tante attività da seguire, se il tuo business ha tante sfaccettature o ne hai più d’uno, allora questo post fa per te.

Quello che ti propongo è il metodo svuota testa, il rimedio che uso quando la mia mente si attorciglia come un avvitatore per le troppe cose da fare.

Lo uso per fare ordine, in primis visivamente. E perché riduce la lunghezza delle to do list, che quando sono troppo lunghe sappiamo tutti che diventano inefficaci, dal momento che non le finisci mai e cominci sempre dalle cose più semplici e veloci pur di sentirti sollevato per aver spuntato una voce qualsiasi.

Le liste per argomento

Quando le cose da gestire sono troppe, il mio segreto è scrivere to list per singolo argomento.

Qualche mese fa per esempio, mi si sono accumulate una marea di cose da sistemare, mi mancava l’aria solo a pensarci. Quando mi succede ho prima di tutto bisogno di liberarmi la testa e lo faccio così: uso diversi post it con le righe, come questi qui e creo per ognuno una lista con il proprio titolo. L’ultima volta per esempio avevo un post diverso per ognuna di queste voci:

  1. salute
  2. casa
  3. pagamenti
  4. commissioni
  5. persone da vedere
  6. cose da fare quando vado a Milano
  7. risposte che sto aspettando
  8. progetto A
  9. progetto B
  10. blog

[Se ti stai chiedendo che vuol dire salute e perché è la prima lista della lista ti dico subito che nei periodi in cui siamo sotto pressione o abbiamo più cose da fare la prima cosa che rimandiamo, spesso con scadenza a data da destinarsi, è la cura del nostro corpo, quando invece controllo, prevenzione e cura dei piccoli disturbi dovrebbero sempre essere la nostra priorità massima].

Le liste potrebbero anche dividersi tra lavoro e vita privata, tra famiglia e personale. O potresti avere liste diverse per ognuno dei tuoi progetti o dei tuoi clienti. Puoi anche avere una lista miscellanea per le cose che non sai dove ficcare o una solo dedicata ai tuoi figli.

L’importante è che usi questo momento per scrivere su carta tutto quello che ti viene in mente e che continui a farlo anche nelle ore o nei giorni successivi, fino a quando non hai la sensazione di esserti svuotato la testa completamente.

Oltre ai motivi che ti ho elencato prima questo metodo ti è utile perché ti permette di  accorpare voci simili fra loro, cosa che ti aiuta a gestirle meglio, ma anche ad acquisire maggior consapevolezza sul tempo che ti serve per affrontarle.

Facciamo un esempio. Ammettiamo che tu ti sia accorto che alla voce commissioni devi andare dal calzolaio, passare in lavanderia, comprare una lampadina che ti si fulminata e portare a riparare il telefono. Potrebbe essere più facile ritagliarti un’ora intera e trovare il tempo necessario per unirle e farle tutte assieme, una di seguito all’altra, piuttosto che cercare di inserirle nella tua agenda appena hai un piccolo buco.

Facciamo un altro esempio. Forse facendo la lista dei tuoi contatti di networking o amici che non vedi da un po’ ti sei accorto che ci sono tredici persone che vorresti incontrare. Ipotizziamo però che tu abbia solo una o al massimo due sere a settimana libere per uscire. Ecco che diventa più evidente comprendere che non riuscirai ad incontrare tutti prima di due mesi, ma a quel punto anche scegliere da chi cominciare sarà più semplice.

Una sola regola

Per far funzionare questo metodo, mi sento di darti una sola, ma importante regola. Entrano nella tua agenda solo le cose che prima sono passate per le tue liste specifiche; meglio ancora se dopo averle accorpate per tipo le hai anche messe in ordine di importanza. Vietato, dunque inserire in agenda cose nuove da fare senza prima averle scaricate a terra su un foglietto dedicato a quella categoria.

Anche se ora può sembrarti un po’ macchinoso, prova a seguire questo metodo per un po’, ti aiuterà a sentirti più leggero e ad avere molta più chiarezza per scegliere le cose realmente importanti da fare.

Vuoi sapere le altre liste che mi è utile fare? 

Sicuramente lista delle cose da comprare, la lista dei libri da leggere, e le mie preferite: la wish list, la lista dei desideri che ti ho raccontato qui e quella con le nuove idee che mi vengono in mente. E ovviamente la lista dei pezzi del guardaroba che mi servono per la stagione che viene, una delle cose più importanti che impariamo con il percorso Cosa mi metto. Ne parlerò presto nella newsletter, se ancora non la ricevi iscriviti qui!




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