Semplificare quando non puoi eliminare.

Delegare, posticipare e dire no. Cosa fare quando non puoi eliminare le cose non essenziali.

L’ultima volta che abbiamo parlato dei principi della produttività ci siamo concentrati su come comportarci quando le cose da fare sono davvero tante e come imparare a focalizzare la nostra attenzione sulle nostre priorità.

Oggi invece voglio condividere la strategia da mettere in atto quando hai finalmente capito che ci sono cose non essenziali (progetti, attività, obiettivi, spese, etc. etc.), ma non sai cosa fare. Se hai già fatto una tua lista sarai avvantaggiato, tirala fuori perché partiremo da lì. Se invece non hai ancora niente di concreto questi sono alcuni spunti da cui partire per semplificare la tua vita:

  1. la gestione della tua agenda
  2. le mail che scrivi
  3. la gestione della posta elettronica e delle sue caselle
  4. il modo di fare la spesa
  5. i mezzi con cui farti contattare dai tuoi clienti
  6. gli orari di lavoro
  7. gli oggetti che hai in casa
  8. le cose che tieni in macchina
  9. carte, bollette & co
  10. i sistemi di pagamento e i tuoi conti bancari, se ne hai più d’uno
  11. il tuo budget, le spese e la contabilità
  12. commissioni da fare
  13. le mille attività del tuo lavoro
  14. il tuo guardaroba

Ma cosa significa esattamente semplificare? Significa eliminare tutto quello che non è essenziale, che sotto sotto non ti serve, che non è funzionale alla vita che desideri, ai tuoi valori e ai tuoi obiettivi.

Guarda quindi le tue liste. Se ti sei fatto le domande giuste (le trovi in questo post) dovrebbe essere facile capire quali sono le cose su cui concentrarti.

Le puoi evidenziare, le puoi riportare in una nuova lista, le puoi tenere sempre visibili come lo screen-saver del computer o su post-it da appendere in giro per la casa. Puoi anche scrivere con l’uniposca su vetri e specchi, l’importante è che ti siano ben chiare le tue priorità.

Quali sono le cose essenziali? E quelle non essenziali?Di cosa non vedi l’ora di liberarti?

Se non sei ancora convinto di quali sono le cose da eliminare prova a pensare a dieci cose non importanti su cui stai perdendo tempo e a scriverle. Inseguire cose inutili ti allontana dalle cose che sono realmente importanti. Il segreto è uno solo. Capire che la ricetta per fare tutto e bene, non esiste.

Eliminare, delegare o posticipare. E imparare a dire no.

Una volta che hai capito quali sono le cose essenziali, cosa fare con gli altri punti della lista?

Possono essere eliminati, perché magari non sono più così importanti; possono essere delegati, forse un collaboratore, un collega o un familiare ti potranno aiutare. O possono essere posticipati e riprogrammati più avanti.

Potresti quindi decidere, guardando la tua lista di non essenziali, che quell’attività in fondo non è così importante e cestinarla, oppure di chiedere aiuto a un familiare, amico o collega, o pagare qualcuno per farla, cosa che, sopratutto nel lavoro, ti aiuta anche ad essere subito più professionale. Oppure potresti stabilire che è importante ma non prioritaria, e quindi metterla in stand-by fino a una nuova data.

Se sulla carta ti sembra fattibile, non dimenticarti che quando non siamo i soli a gestire il nostro tempo potresti scontrarti con altre persone che vengono a chiederti cose che non rientrano nelle priorità che ti sei dato. In questo caso la risposta è una sola, bisogna imparare a dire no.

Dire no è una cosa a cui non siamo abituati. Per educazione, per paura di far restare male le persone, per non risultare antipatici, snob, asociali, poco professionali. Perché abbiamo paura di perdere i clienti, di perdere il lavoro, di essere sostituiti. Di non piacere più, di non essere amati (sì alla fine è sempre tutta una questione d’amore).

Si impara a dire no facendo pratica, un po’ alla volta, con tanto allenamento. Si impara provando a casa, tenendosi pronte alcune risposte per non farsi cogliere alla sprovvista.

Si impara anche preparandosi, io per esempio ho letto questo libro sull’assertività al femminile, ma ce ne sono molti altri. Se abbiamo un buon motivo per farlo, dire no subito, in modo gentile ma fermo, alla lunga paga. Perché serve a mettere anche gli altri e non solo noi stessi nelle condizioni di rispettare di più la nostra vita, il nostro lavoro, ma soprattutto il nostro tempo.

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