Il tempo non è un contenitore infinito.

Organizzare il tuo tempo è indispensabile se vuoi per portare a termine i tuoi progetti con soddisfazione. Se ancora non riesci a pianificare le tue giornate, probabilmente stai facendo uno di questi errori.

Una delle lotte quotidiane più comuni? Senza dubbio quella contro il tempo. Quella di chi è sempre di corsa, non riesce a fare tutto ed è sempre in affanno, spesso in ritardo e non riesce a rispettare orari e impegni.

Lo schema si ripete ed è sempre lo stesso: ti svegli la mattina, corri tutto il giorno, quando la giornata finisce sei stanco e frustrato, perché ti sembra di aver fatto un decimo di tutto quello che avresti voluto fare.

Senza contare gli imprevisti. Perché gli imprevisti purtroppo capitano, e oggi sono capitati a te. Ma tanto la vita è piena di imprevisti e le cose non vanno mai come avresti voluto. Ti riconosci?

Se anche tu non riesci a rispettare le tue buone intenzioni, forse stai facendo uno di questi errori.

1. Hai una percezione errata del tempo. 

• Nella tua testa una cosa dovrebbe durare due ore e poi te ne servono almeno tre e mezzo. Ma a pensarci bene un’analisi di questo tipo non l’hai mai fatta.
• Non consideri in modo adeguato le distanze e i tempi necessari tra un impegno e l’altro o i tempi tecnici che ti servono per passare da un’attività (riunione, appuntamento, mansione) all’altra (andare in bagno, prendere un caffè, scrivere un messaggio, fare una telefonata).
• Non consideri gli imprevisti che potrebbero capitare durante il percorso.

2. Ti lasci distrarre.

• Cominci a fare una cosa e poi arriva il messaggio e lo leggi, apri l’e-mail per cercare quel preventivo, poi ti accorgi che la casella è piena di spam, quindi inizi a ripulirla, poi arriva qualcuno su messenger che ti vuole salutare, ricevi una promozione imperdibile e ti viene voglia di fare shopping, nel frattempo qualcuno ha messo mi piace sulla tua ultima foto e devi assolutamente andare a vedere chi è. Ti è venuta voglia di un caffè, ti alzi per farlo e mentre ti rilassi, ti ricordi che dovevi fare quella chiamata urgente, ma ti chiama tua mamma. Sono passate due ore e tu ancora non hai cominciato a fare quello che ti eri prefissato. Anzi, a dire il vero, non ti ricordi neanche cosa stavi facendo.
• Passi continuamente da un’attività all’altra tentando sempre di fare due o più cose alla volta. Finendo per non farne bene neanche una (ma neanche quest’analisi l’hai mai voluta fare seriamente). Guidi e intanto telefoni (ma poi sbagli strada), metti su pasta e guardi Facebook (e la pasta si scuoce), sei in riunione, ma rispondi alle mail. Sei convinto che funzioni? Fai una prova: guarda come si comporta il tuo pc quando hai troppi programmi aperti e tu vuoi passare da uno all’altro cliccando cento volte, mentre ti infastidisci perché non va veloce come tu vorresti. Per quale motivo il tuo cervello dovrebbe comportarsi diversamente?
• Ti distrai per non affrontare qualcosa che ti crea disagio. In questo caso potresti essere un procrastinatole cronico. In questo post trovi la soluzione che fa per te.

3. Non riconosci e non rispetti i limiti.

• Ti metti una lista infinita di cose da fare senza contare che le ore a tua disposizione sono invece un numero finito. E intanto continui ad aggiungere. 

• Un nuovo libro. 
• Un nuovo corso.
• Uno nuovo profilo instragram da seguire. 
• Un evento, una riunione, una nuova richiesta.

Non è troppo facile pensare che il tempo a disposizione sia infinito? Ogni obiettivo (e quindi ogni lavoro) che si rispetti ha sempre un termine temporale.

Prima di continuare a leggere scarica il planner che ti aiuterà a renderti conto di quanto tempo c’è in una tua settimana tipo.

Ora che lo hai scaricato, stampane una copia e usalo per almeno due settimane, per annotare tutto quello che fai, docce, lavatrici e telefonate agli amici comprese. Ti aiuterà a renderti conto di quello che riesci a fare nel numero di ore finito che hai a disposizione.

Ho disegnato apposta questo planning in blocchi di mezz’ora, per darti la possibilità di essere preciso e inserire le attività che hai svolto con onestà. Vedere nero su bianco come realmente passi il tuo tempo ti aiuterà a renderti conto che il tuo tempo non è infinito e a scegliere con più consapevolezza cosa inserire nelle tue giornate.

• Ti metti a fare una cosa senza darti una scadenza, tipo “mi do 2 ore per fare questa presentazione o preparare questo intervento”. Così facendo prosegui a iosa, perfezionando all’infinito, procrastinando e distraendoti. Anche in questo caso fissare dei blocchi di tempo che hanno un inizio e una fine è il metodo migliore.

4. Non stabilisci le priorità

• Cominci il tuo lavoro dalle cose meno importanti, rispondendo a mail che potrebbero aspettare e facendo le cose più facili e sciocche (è stato dimostrato che quando le liste di cose da fare sono troppo lunghe si comincia sempre da quelle più facili pur di togliersi qualcosa dalle scatole e provare quella sensazione di soddisfazione che ci viene quando abbiamo eliminato una cosa dalla lista). 
• Quando ti viene in mente una cosa la fai subito, senza organizzarle e pianificarle prima tutte.
• Metti sempre al primo posto le richieste che ti arrivano dagli altri dicendo sì a tutti: il lavoro reattivo (quello che devi mettere in atto in base a una richiesta) ha il netto sopravvento sul lavoro attivo (tu sai che il tuo lavoro ha bisogno di quella cosa e la metti in cima alle tue priorità). 

5. Non scrivi

• Non ti scrivi le cose da fare e tuoi appuntamenti
• Le scrivi solo sul telefono (spazio infinito) che non ti da la stessa percezione un foglio di carta (spazio finito).
• Non hai una to do list o ne hai una talmente lunga che il tuo cervello non la prende neanche in considerazione.

6. Non pianifichi 

• Non pianifichi la giornata, ma soprattutto non pianifichi la tua settimana. È chiaro che se a monte c’è anche una pianificazione annuale e mensile le cose saranno ancora più semplici, ma la pianificazione della settimana è il primo step che puoi fare per non soccombere e prendere confidenza con un approccio più organizzato. Anche in questo caso lo strumento perfetto per iniziare è lo stesso planning settimanale che usi per il controllo che trovi di nuovo qui per comodità. Stampane una copia e usalo per inserire le tue attività solo dopo aver scritto tutte le cose che devi fare su un foglio di carta a parte. Ne hai davvero tante e ti senti andare in tilt? Questo post ti può essere di aiuto.