Il metodo svuota testa per gestire troppe cose da fare.

Per scegliere l’essenziale ed eliminare tutto ciò che non lo è c’è il metodo delle liste per argomento.

Ti aiuta a svuotarti la testa, fare ordine e gestire meglio il tuo tempo.

Con una sola regola. Niente finisce in agenda se non passa prima per una delle tue liste.

Hai presente quei periodi in cui si accumulano troppe cose da fare e ti senti sopraffatto perché non sai da che parte cominciare? O quando non riesci a stare dietro a tutto, provando quella fastidiosa sensazione di non poter mai riprendere fiato?

Il secondo principio della produttività di Leo Babauta (se ti sei perso il primo principio lo trovi in questo post), è scegliere l’essenziale, il passo propedeutico per poi eliminare tutto quello che non lo è (e semplificarsi finalmente la vita).

Scegliere non è sempre facile. Gli entusiasti, i multipassionali, chi lavora in proprio, gli insoddisfatti cronici, i possessori di sindrome del bravo bambino o della brava ragazza sono fra i primi ad avere uno scoglio da superare. Fanno fatica a scegliere, perché hanno troppe cose da fare.

Se anche per te è così, se hai tanti progetti, tanti clienti, tante attività, allora questo post fa per te. Quello che ti propongo è il metodo svuota testa, il rimedio che uso quando la mia mente gira su se stessa come un avvitatore per le troppe cose da fare.

È il sistema che uso per fare ordine, in primis visivamente. Intanto perché riduce la lunghezza delle to do-list, che diventano inefficaci quando sono troppo lunghe. Perché non riesci mai a finire tutto e perché cominci dalle cose più semplici pur di spuntare una voce qualsiasi e sentirti sollevato.

Le liste per argomento

Quando le cose da fare sono tante, il segreto è scrivere to do list per argomento. Io uso i post it con le righe, come questi, e creo per ognuno una lista con il proprio titolo. L’ultima volta ad esempio avevo un post-it diverso per ognuna di queste voci:

  1. salute
  2. casa
  3. pagamenti
  4. commissioni
  5. persone da vedere
  6. cose da fare quando vado a Milano
  7. risposte che sto aspettando
  8. progetto A
  9. progetto B
  10. blog

[Se ti stai chiedendo che vuol dire salute e perché è la prima della lista ti dico subito che nei periodi in cui siamo sotto pressione la prima cosa che rimandiamo, spesso con scadenza a data da destinarsi, è la cura di noi, quando invece i controlli, la prevenzione e prestare attenzione ai piccoli disturbi dovrebbero sempre essere la nostra priorità massima.]

Ci sono diversi modi per scegliere gli argomenti, vale la pena che ognuno trovi il proprio. Le liste potrebbero per esempio dividersi tra lavoro e vita privata o tra famiglia e personale. Potresti avere liste diverse per ognuno dei tuoi progetti o dei tuoi clienti. Puoi anche avere una lista miscellanea per le cose che non sai dove mettere o una solo dedicata ai tuoi figli.

L’importante è che tu ti prenda un momento per scrivere su carta tutto quello che ti viene in mente e che continui a farlo anche nelle ore o nei giorni successivi, fino a quando non hai la sensazione di esserti svuotato la testa completamente. In questo modo riesci ad accorpare voci simili fra loro, ma anche ad acquisire maggior consapevolezza sul tempo che ti serve per affrontarle.

Ammettiamo per esempio che nella tua lista commissioni tu debba andare dal calzolaio, passare in lavanderia, comprare una lampadina che si fulminata e riparare il telefono. Potrebbe essere più facile ritagliarti il tempo necessario per farle tutte assieme, piuttosto che una alla volta appena ti vengono in mente.

Se nella tua lista dei tuoi contatti di networking da vedere ci fossero dieci persone e tu avessi solo uno o due pomeriggi a settimana libere per incontrarle ti accorgeresti di non riuscire a vederle tutte prima di due mesi, ma a quel punto anche scegliere da chi cominciare diventerebbe più semplice.

Una sola regola

Per far funzionare questo metodo, c’è una sola, importante regola. Entrano nella tua agenda solo le cose che prima sono passate per le tue liste; meglio ancora se dopo averle accorpate per tipo hai anche stabilito le tue priorità. Vietato, dunque mettersi a fare cose nuove senza prima averle scaricate a terra nel loro post-it dedicato.

Anche se ora può sembrarti un po’ macchinoso, prova a seguire questo metodo per un po’, ti aiuterà a sentirti più leggero e ad avere molta più chiarezza per scegliere le cose realmente importanti da fare.

Se invece la gestione delle tue giornate continua ad essere il tuo tallone d’Achille Ritrova il tuo tempo è il percorso che ti aiuta a cambiare.




Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.