Giornate intense, settimane piene. Capita di non avere tempo per fare tutto, ma di affannarsi allo stesso tempo per fare sempre di più. Salvo poi lamentarsi di non riuscire mai a finire.
Un criceto nella ruota si accorge che sta correndo senza andare da nessuna parte? La verità è che un adulto medio è bombardato da una quantità di stimoli e richieste molto maggiore rispetto a quelli che il suo cervello riesce a elaborare. Abbiamo così tante informazioni a disposizione che anche azioni all’apparenza semplici, come fare la spesa o scegliere cosa indossare possono trasformarsi in imprese titaniche. Non riuscire a finire quello che ci prefiggiamo però, provoca la sensazione di non essere abbastanza, genera frustrazione e scarsa fiducia nelle nostre capacità.
Come scrivevo in questo post, le persone che fanno fatica a gestire il tempo efficacemente hanno la tendenza a sottostimare il tempo che servirà a svolgere un’attività.
Per questo motivo siamo spesso in ritardo pur continuando a correre nella ruota. Ci sentiamo inconcludenti, perché nell’inseguire piccole cose poco importanti, non ci prendiamo il tempo per mandare avanti quelle importanti, che ci aiuterebbero a crescere sul lungo periodo.
Con queste 10 strategie puoi organizzare la tua settimana lavorativa in modo che ci sia tempo anche per le cose importanti.
1. Definisci i confini.
Se vuoi che il lavoro non invada la tua vita privata devi darti dei limiti, in termini di spazio e di tempo. Decidi a priori dove lavorerai e per quante ore e poi abituati a rispettarli. Questo vuol dire smettere di lavorare all’ora prestabilita, ma anche chiudere il computer e toglierlo dal tavolo della cucina quando lavori da casa.
2. Guarda i prossimi 30 giorni.
Lo so che in questo post si parla di organizzare la settimana, ma per farlo è importante avere un orizzonte temporale più lungo. Ogni volta che pianifichi le attività della settimana tieni sempre sotto mano anche un calendario mensile dove saranno già segnati compleanni, festività, vacanze e impegni già fissati, perché ti serve per aver una visione più ampia e fare una programmazione a lungo termine.
3. Fai il fine mese.
Se vuoi che le cose che fai acquistino un senso e che gli errori ti insegnino delle lezioni devi imparare a fermarti per vedere quello che sei riuscito a raggiungere e quello che invece ti sta rallentando o creando dei problemi. Il momento ideale per farlo è a fine mese, quando sarà passato un periodo abbastanza lungo per poter vedere dei risultati, ma corto a sufficienza per ricordarti quello che è successo.
4. Chiudi le settimana.
Prima di staccare e riposarti chiudi la settimana. Puoi farlo il venerdì pomeriggio, se fai un lavoro d’ufficio, o il giorno in cui finisce la tua settimana lavorativa. Celebra quello che sei riuscito a fare e annota tutto quello che resta in sospeso. Sapendo che sarà tutto scritto staccherai davvero e riuscirai a goderti con leggerezza il week-end senza pensare agli impegni di lavoro.
5. Usa un’agenda settimanale.
Già il venerdì se preferisci, ma meglio ancora la domenica pomeriggio, prenditi un’ora per organizzare l’agenda della settimana, scrivendo tutti gli appuntamenti da inserire, (con ora di inizio e ora di fine) non solo quelli di lavoro, ma anche personali e di piacere. Se non hai mai usato un’agenda, comincia stampando un planner settimanale. Quello che uso io ti dà la vista di una settimana intera, con blocchi di mezz’ora dalla mattina presto alla sera tardi.
Mettere in agenda non solo gli appuntamenti con gli altri, ma anche i nostri impegni è l’unico modo per portarli avanti. Non serve a niente avere una lista lunghissima di cose da fare se poi non troviamo loro un posto concreto. Non si tratta di cosa fare, ma quando farlo.
6. Crea routine settimanali.
Se vuoi abituarti a fare una cosa trasformala in una routine, ovvero un appuntamento fisso, sempre lo stesso giorno, alla stessa orario e inserito nella stessa sequenza di azioni. Le routine posso essere sia lavorative che di piacere: programmare la settimana il venerdì pomeriggio è una routine, l’aperitivo con gli amici del mercoledì è una routine, andare a letto presto il lunedì sera è una routine. Averle e scriverle aumenta la possibilità di creare nuove abitudini.
7. Scegli un progetto a settimana.
Decidi cosa vuoi portare a termine e calcola il tempo che ti servirà a finirlo. Poi metti in agenda il tempo che pensi ti potrebbe servire. Uno e uno solo, sarà il tuo obiettivo settimanale e ti aiuterà a non avere distrazioni e a stabilire le priorità.
8. Considera gli imprevisti
Le cose che non possiamo prevedere esistono ed esisteranno sempre. Visto che lo sai basterà considerare il tempo per gestirli in anticipo. Far finta che il 20% del tuo tempo lavorativo non esista è una buona regola per essere in grado di gestire emergenze, richieste inaspettate e intoppi vari. Il 20% di una settimana lavorativa di 40 ore è 1 giorno su 5 o circa un’ora e mezza ogni giorno. É importante abituarsi a fare come se quel tempo non ci sia davvero. Se poi dovesse avanzare potrai sempre usarlo per portarti avanti con altri lavori.
9. Usa i blocchi di tempo.
Invece di passare da un’attività all’altra e da una richiesta all’altra, organizzati dei blocchi di tempo per lavorare ad attività simili tra loro. Dedicarti alle mail due volte al giorno per un’ora ti aiuta ad essere più concentrato e produttivo che non rispondere ogni volta che te ne ne arriva una. Devi fare una serie di telefonate? Falle tutte assieme. Non lasciare che ci siano continue interruzioni esterne al tuo lavoro, perché il tuo cervello ha bisogno di un tempo lungo per ritrovare la concentrazione, secondo alcuni studi potrebbero servire fino a 26 minuti! Se non sei abituato a lavorare per blocchi di tempo qui trovi un modo per cominciare.
10. 3 cose al giorno
Prima di metterti a lavorare scrivi su un foglio di carta che terrai in vista tre cose che porterai a termine durante la giornata. Tre e non più di tre, meglio se almeno una non riguardi il lavoro. Averle portate a termine aumenterà la tua soddisfazione e ti motiverà a perseguire il giorno dopo e quello dopo ancora.
Queste dieci strategie sono valide e utili. Se però non hai mai lavorato in modo organizzato, non cercare di implementare tutte da domani. Scegline invece una alla volta, pensando a quello che più ti serve in questo momento. Il cambiamento infatti si realizza un passo alla volta, con costanza, e pensare di poter fare tutto è subito è il modo migliore per stufarti in fretta e mollare, che non è quello che vuoi se sei qui. Sei in cerca di altre strategie, libri ed esercizi di coaching per uno stile di vita in cui riconoscerti ogni giorno? I miei contenuti inediti li trovi nella Dream Planning Mail.
Sono Stefania Boccabianca e ti aiuto a disegnare un lavoro e una vita in cui riconoscerti ogni mattina. Vuoi sapere quali sono le altre strategie che metto in pratica quotidianamente nella mia vita e nel mio lavoro da dream planner? Due volte al mese ti mando una mail per raccontartele.