Semplificare. 3° principio della produttività.

Semplificare vuol dire eliminare tutto quello che non è essenziale. Quando questo non è possibile puoi delegare, posticipare e imparare a dire no.

Una vita troppo carica non è sempre indice di felicità. Quando te ne accorgi arriva spesso la voglia di semplificarti la vita e vivere più leggero. Puoi cominciare mettendo nero su bianco le cose che ti riempiono la testa, dandoti dei limiti o identificando quali sono le cose davvero importanti per te.

Da dove iniziare per semplificarci la vita?

Se non ti sono ancora chiare le aree da alleggerire, questi sono alcuni esempi da cui prendere spunto.

  1. la gestione della tua agenda
  2. le mail che scrivi
  3. la gestione della posta elettronica e delle sue caselle
  4. il modo di fare la spesa e la pianificazione dei pasti
  5. i mezzi con cui farti contattare dai tuoi clienti
  6. gli orari di lavoro
  7. gli oggetti che hai in casa
  8. le cose che tieni in macchina
  9. carte, bollette & co
  10. i sistemi di pagamento e i tuoi conti bancari, se ne hai più d’uno
  11. il tuo budget, le spese e la contabilità
  12. commissioni da fare
  13. le mille attività del tuo lavoro
  14. il tuo guardaroba

Ma cosa significa esattamente semplificare? Significa eliminare tutto quello che non è essenziale, che sotto sotto non ti serve, che non è funzionale alla vita che desideri, ai tuoi valori e ai tuoi obiettivi.

Hai già capito quali sono le cose davvero essenziali nella tua vita? E quelle non essenziali? Di cosa non vedi l’ora di liberarti?

Se non sei ancora convinto prova a pensare a dieci cose non importanti su cui stai perdendo tempo, e a scriverle. Il segreto è uno, capire che la ricetta per fare tutto non esiste e che il tuo tempo non è infinito.

Eliminare, delegare o posticipare. E imparare a dire no.

Una volta che hai capito quali sono le cose essenziali, cosa fare con gli altri punti della lista?

Possono essere eliminati, perché magari non sono più così importanti; possono essere delegati, forse un collaboratore, un collega o un familiare ti potranno aiutare. O possono essere posticipati e riprogrammati più avanti.

Potresti quindi decidere, guardando la tua lista di “non essenziali”, che quell’attività in fondo non è così importante, e quindi cestinarla, oppure di chiedere aiuto a un familiare, amico o collega, o pagare qualcuno per farla, cosa che, sopratutto nel lavoro, ti aiuta ad essere subito più professionale. Oppure potresti stabilire che è importante ma non prioritaria, e quindi metterla in stand-by fino a una nuova data.

Se sulla carta ti sembra fattibile, non dimenticarti che quando non siamo i soli a gestire il nostro tempo potresti scontrarti con altre persone che vengono a chiederti cose che non rientrano nelle priorità che ti sei dato. In questo caso la risposta è una sola, bisogna imparare a dire no.

Dire no è una cosa a cui non siamo abituati. Per educazione, per paura di far restare male le persone, per non risultare antipatici, snob, asociali, poco professionali. Perché abbiamo paura di perdere i clienti, di perdere il lavoro, di essere sostituiti. Di non piacere più, di non essere amati (sì alla fine è sempre tutta una questione d’amore).

Si impara a dire no facendo pratica, un po’ alla volta, con tanto allenamento. Si impara provando a casa, tenendosi pronte alcune risposte per non farsi cogliere alla sprovvista.

Scegliere a cosa dire sì e a cosa dire no mette anche gli altri e non solo noi stessi nelle condizioni di rispettare di più la nostra vita, il nostro lavoro, ma soprattutto il nostro tempo.

Sono Stefania Boccabianca e ti aiuto a disegnare un lavoro e una vita in cui riconoscerti ogni mattina, lavorando anche sull’organizzazione e la produttività. Il posto in cui ti aggiorno sulle strategie che provo e metto in pratica in prima persona è la Dream Planning Mail.


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